Значение первичной документации сложно переоценить, поскольку практически во всех сферах деятельности работники не могут выполнять свои должностные обязанности без надлежащей документации, подтверждающей выполнение деловых операций, что уж тут говорить о бухгалтерах. О требованиях и правилах составления и хранения первички и поговорим ниже.
Первичка: ее значение и правила оформления
В подтверждение любой бизнес-операции субъект хозяйствования должен иметь первичный документ, иначе согласно норм действующего законодательства такую сделку могут признать не действительной.
Что считать первичным документом? Согласно Положения «О документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете» №88 от 03.08.18г. Первичные документы - это документы, это документы, созданные в письменной или электронной форме, которые содержат информацию о деловых операциях, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение.
Таким образом, основой бухгалтерского учета хозяйственных операций является первичный документ. При продаже товаров за наличные допускается составление первичного документа не реже одного раза в день на основании данных кассовых аппаратов, чеков и т.п. Чтобы легче было контролировать обработку информации на основе первичного документа составляются сводные документы.
Также хотелось бы отметить, что для целей налогообложения плательщики налогов обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.
Важно! Плательщикам налогов запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных первичными документами (п.44.1 НКУ), причем данный факт в равной степени касается, как общесистемщиков, так и ФЛП-единоналожников.
Обязательные реквизиты первичного документа:
1. Название документа (формы).
2. Дата составления.
3. Наименование предприятия, от имени которого составлен документ.
4. Содержание и объём хозяйственной операции.
5. Единица измерения хозяйственной операции.
6. Должности и фамилии лиц ответственных за составление и проведение хоз. операции.
Не стоит забывать и о: коде ЕГРПОУ; номере документа; основании для осуществления операций; данных о документе, подтверждающих получателя и т.п.
Одним из самых распространенным первичным документом для ИТ представителей и разработчиков, которые осуществляют экспортное предоставление услуг и получением валютной выручки является инвойс с актом в одном документе. Пример вы можете запросить у вашего обсуживающего бухгалтера BPO Company – contact@bpo.net.ua
Все первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская и другая отчетность должны составляться на украинском языке. Параллельно с украинским языком может применяться другой язык в порядке, определенном Законом Украины «Об основах государственной языковой политики». Документы же, являющиеся основанием для записей в бухгалтерском учете и составленные на иностранном языке, должны иметь упорядоченный аутентичный перевод на указанный язык.
Наряду с бумажными вариантами первичной документации все большую популярность приобретает электронный документооборот.
Особенности электронного документооборота
Прежде всего, определимся с понятием электронного документа. Итак, электронный документ – это документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа. Состав и порядок размещения обязательных реквизитов электронных документов определяется законодательством.
Электронный документ может быть создан, передан, сохранен и превращен электронными средствами в визуальную форму.
Визуальной формой электронного документа является отображение данных, которые он содержит, электронными средствами или на бумаге в форме, пригодной для восприятия его содержания человеком.
Учтите, что электронный документ может считаться первичным, только в том случае если он содержит электронную подпись. Если же документ такой подписи не имеет, то и оснований для его учета нет, поскольку такой документ все равно не будет иметь юридической силы.
Ответственность за несвоевременное составление первичных документов и регистров бухгалтерского учета и недостоверность отраженных в них данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы.
Хранение первичной документации
После обработки первичные документы передается на хранение, причем перед передачей их в архив оригиналы документов должны храниться в специальном помещении или закрытом шкафу в бухгалтерии, ответственность за это несет лицо, уполномоченное главным бухгалтером или он сам.
Если на предприятии архив является структурным подразделением, он будет работать в соответствии с положениями законодательства. Если же функция сохранности документов возложена на ответственное лицо, в его должностной инструкции должны быть указаны данные обязанности.
Хранить документы может не только само предприятие, но и организации оказывающие подобные услуги, о чем необходимо составить и подписать соответствующий договор.
Отдельное внимание следует уделить документации связанной с налоговой отчетностью, так п. 44.3 НКУ говорит о том, что плательщики налогов обязаны обеспечить хранение первички в течение не меньше чем 1095 дней (2555 дней — для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием) со дня представления налоговой отчетности.
Исчисление сроков хранения документов проводится с 01 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2020 году, начинается с 01 января 2021 года.
И учтите, что за ненадлежащее хранение документации предусмотрен штраф в размере 1020 грн., а при повторном нарушении - 2040 грн.
Таким образом, любая хозяйственная операция должна быть зафиксирована в первичной документации, причем это относиться ко всем видам деятельности и формам налогообложения, особенно сфере ИТ. Поэтому во избежание ошибок и штрафов – необходимо привлекать профессионалов, которые полностью возьмут на себя ответственность за ведение бухгалтерского учета, составление и предоставление отчетности, а также уплату налогов.
Бухгалтера BPO Company в рамках сопровождения своих клиентов подготавливает первичную документацию и организовывает ее хранение и учет по средствам электронного документооборота.